Tovholderarbejdsgruppen

Tovholderarbejdsgruppen

Formand: Camilla Ankerdal [[email protected]]

Læs Grundlaget for Tovholderarbejdsgruppen her.

Tovholderbeskrivelse

Overordnet opgaver:

• Fordeling af sæsonens aktiviteter jf. sæsonplanerne
• Oprettelse og vedligeholdelse af kontaktliste (T3, T2 og T1)/Holdsport
• Udarbejde referat fra arbejdsgruppemøderne
• Udarbejde årshjul for udvalget
• Indgå i tværgående arbejds-/projektgrupper med repræsentanter fra andre arbejdsgrupper (f.eks. i forbindelse med planlægning af interne stævner mv.)
• Skabe overblik over frivilligaktivitet på holdene og ”fremmødestatistik blandt frivillige
  • Vi skal drøfte dette på k-udvalget, men tænker det bliver at vi laver statistik og formand for K-udvalget så kontakter de forældre/familier der ikke bedrager

Holdsport:

• Ansvarlig for opdatering og vedligeholdelse af medlemsoplysninger (forældre) i Holdsport
• Tildeling svømmefarve (officialmodul)
• Oprettelse stævneaktiviteter både ved interne og eksterne stævner

Interne stævner aktiviteter:

• Planlægge interne stævner i samarbejde med stævneudledelsen, fastlagt i sæsonplanen
• Opret aktiviteter i Holdsport, aktivitetsfordeling modtages af stævneledelsen
• Send aktivitetsfordeling fra Holdsport til stævneledelsen efter deadline
• Kommunikere relevant information om aktiviteter ud til svømmere og forældre i god tid inden aktiviteten afholdes.

Eksterne stævner aktiviteter:

• Planlægge og arrangere deltagelse i eksterne stævner, fastlagt i sæsonplanen, og sikre at aktivitetsbudgettet overholdes
• Arrangere transport og overnatning for svømmere, trænere, holdledere og officials ved eksterne stævner
• Kommunikere med trænere om planlægning af eksterne stævner
• Arrangere mad mv. for svømmere, trænere, holdledere og officials
• Kommunikere relevant information om aktiviteter ud til svømmere og forældre i god tid inden aktiviteten afholdes. Skabelon for infoseddel udfyldes og sendes til ansvarlig træner
• Planlægge og fordele officialopgaver ved eksterne stævner herunder melde ind til Jette med officials.
  • Ved nationale mesterskaber skal der for officials meldes følgende ind:
    • Navn
    • Moduler
    • Mail
    • Om den enkelte officials selv transporterer sig (egen bil) eller har andre opgaver i løbet af stævnet (eks. holdleder)

Bestilling af T-shirts til DM stævner

• Ved DM-stævne bestiller T-shirts, det er tovholderens opgave at bestille disse. I nogen
  tilfælde at har det været holdlederen. Lars vil gerne have det fremadrettet er
  tovholderen det gør det. Opgaven udføres på følgende måde:
  • Indhente Craft størrelser (+ om dame eller herremodel) på svømmere, trænere
    og holdleder. Gøres nemmest i delt Excel ark
  • Bede svømmere bekræfte fornavn på t-shirts
  • Bestille t-shirts hos Sportyfied ved Christian Smidt på [email protected]
  • Det er denne her model, som vi pt. bestiller
    https://hsk.sportyfied.com/da/product/27987/94538/categories/tshirts
  • Der én t-shirt pr. svømmer pr. sæson. Dvs. hvis T1-svømmerne får en
    mesterskabs-t-shirt i til DÅM-kortbane i januar, får de ikke også en til DÅMlangbane
    i juni. Er der en eller flere svømmere, som ikke var kvalificeret i januar,
    men i juni, bestilles der naturligvis til den eller dem.

Bestilling af T-shirts til holdleder (Elite, T1 og T2)

• Liste over holdleder med navn og mailadresse sendes til Lars ([email protected]).
• Lars sender link og kode til hver holdleder.

Bestilling af T-shirts til holdleder (T3)

• Træner for T3 og Lars koordinerer bestilling af bluser til holdlederne på T3.

Planlægning af træningslejre (primært T3, T2 og T1)

• Planlægge og arrangere deltagelse træningslejre fastlagt i sæsonplanen, og sikre at
  aktivitetsbudgettet overholdes
• Arrangere transport og overnatning for svømmere, holdledere ved træningslejre
• Kommunikere med trænere om planlægning af træningslejre
• Kommunikere relevant information om aktiviteter ud til svømmere og forældre i god tid
  inden aktiviteten afholdes. Skabelon for infoseddel udfyldes og sendes til ansvarlig
  træner

Officialansvarlige

• 1-2 personer fra gruppen vil være officialansvarlig
• Ansvarlig for booking og afholdelse af officialkurser
• Kommunikation til forældre om interne og eksterne officialskurser
• Godkendelse af faktura fra Svøm

Senest opdateret d. 29/9-2026

Manual for tovholderarbejdet i Hovedstadens Svømmeklub

Manual for holdlederarbejdet i Hovedstadens Svømmeklub

Læs mere om de andre udvalg og arbejdsgrupper her.